Planification et cycle de vie

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Fiche

Phase(s)
Relatif à...
Complexité
RH
Effort estimé
X heures, 1 personne
L´outil en bref

Dans la gestion de tous les projets, il est nécessaire de faire une planification préliminaire. Celle-ci peut être simple ou complexe. La planification est un outil de pilotage. Un rappel de cette démarche est présenté.

Pour qui

La planification intéresse toutes les personnes concernées par un projet.

Raisons d'utiliser

Toute organisation nécessite de la clarté. Faire une planification nécessite de se poser des questions (quand, combien de temps) et de formuler des hypothèses. Le fait d’écrire et de communiquer à un groupe de personnes une planification permet de vérifier la plausibilité des hypothèses.

Résultats attendus, impacts

Avec une planification préliminaire, les objectifs peuvent être atteints plus facilement. Les écueils peuvent être levés assez tôt. Le besoin de ressources supplémentaires peut être mieux justifié.

Conditions d'utilisation

Une personne doit être en charge de la planification. Cela peut être le chef de projet ou un membre de l’organisation.  La planification doit être faite de manière sincère. Il ne faut pas cacher la réalité.

Points de vigilance, risques

Le risque initial le plus grand est de bâcler la planification. Par exemple, des activités peuvent être oubliées, les temps d’attente entre les activités être sous-évalués, etc ...

Cela signifie prendre le risque à terme de ne pas atteindre les objectifs. 

Exemples d'utilisation

Voir l’onglet « exemple »

Auteur(s)


Trad.:
Version
001 / 29-08-2014 - Pré-publié

 

Mode d'emploi

1. Objectif

Préparer, lancer et faire pérenniser une activité d’entrepreneuriat social ne se fait pas en quelques jours, ni ne quelques semaines, voire quelques mois. Beaucoup d’étapes doivent être exécutées, dans un certain ordre, nécessitant ressources et temps.

Une des qualités de l’entrepreneuse, de l’entrepreneur, ou encore de l’équipe porteuse du projet, est de savoir se fixer des objectifs et, comme conséquence, de les planifier.

Le but de cette fiche est de vous donner quelques bases pour établir une première planification, bien que restant conscient que la réalité n’est que très rarement conforme à ce qui a été planifié. Cependant, une planification bien accompagnée est un excellent outil de pilotage.

2. Le cycle de vie de l'organisation

Eh oui, votre activité d’entrepreneuriat social, c’est-à-dire votre future organisation sociale, passe ou passera aussi par plusieurs phases, comparables dans un sens à celles de l’être humain : conception, naissance, enfance, adolescence, âge adulte et finalement retraite.

La figure ci-dessous représente le cycle de vie d’une organisation et les phases par lesquelles elle passe. Dans la réalité, il y a très souvent des variations, avec des phases qui débutent avant que d’autres ne soient terminées, par exemple, un premier usager, client ou bénéficiaire peut se présenter avant que vous n’ayez terminé la phase d’implantation, vous obligeant à une bonne dose de flexibilité et une pincée d’improvisation. Il se pourra même que vous le recherchiez, un premier contrat, ou vente, pouvant financer une partie de l’implantation.

  • Etude de faisabilité : c’est la phase pendant laquelle vous allez concevoir votre activité d’entrepreneuriat social, c’est un peu la mise en place de toutes les pièces du puzzle, mais sans que rien ne soit matérialisé ou concrétisé. Les ingrédients de cette phase sont informations et matière grise.
     
  • Phase d’implantation : cette phase est le passage à l’action, pour que vous puissiez répondre correctement à votre premier bénéficiaire ou client. C’est à ce moment que vous louerez vos locaux, achèterez vos équipements et créerez éventuellement votre stock initial et lancerez votre communication. C’est donc lors de cette phase que vous réaliserez les premiers investissements et que votre avoir financier se creusera le plus.
     
  • Phase de décollage : comme dans l’aviation, cette phase est l’une des plus dangereuses et stressante. Elle commence dès le moment où vous vous signez votre premier contrat ou effectuez votre première vente, donc votre première responsabilité commerciale, et se termine lorsque vous atteignez enfin votre point d’équilibre, ce qui signifie que vos recettes couvrent vos dépenses, y compris un « salaire » normal pour vous. La principale source de stress se situe dans la recherche de l’équilibre entre le temps que vous et votre équipe devez consacrer à faire vos prestations et le temps que vous devez passer à prospecter de nouveaux clients et maintenir votre réserve de « carburant ».
     
  • Phase d’envol : c’est la phase où vous commencez à savourer les résultats de vos efforts, sans pour autant pouvoir relâcher votre attention. C’est une phase de croissance forte, en destination de votre altitude plafond. Même si elle est moins stressante que la phase de décollage, elle peut encore réserver des surprises, par la nécessité de plus de ressources et une structure plus organisée.
     
  • Phase de maturité : c’est votre altitude plafond, phase où vous avez atteint votre plein essor. Durant cette phase votre croissance est faible ou proche de zéro et le « moteur ronronne doucement ». C’est durant cette phase plus reposante que vous profiterez pour revoir votre modèle d’affaires social, pour amorcer une nouvelle croissance, avec d’autres prestations ou d’autres clientèles, bénéficiaires et usagers.
     
  • Phase de déclin : cette phase succède inéluctablement à celle de maturité, si rien n’a été fait pour développer de nouvelles activités. C’est la descente et la préparation à l’atterrissage, avant que votre organisation ne soit rangée dans le hangar (liquidation).

Comme vous pouvez le voir sur la figure antérieure, le passage d’une phase à l’autre est souvent le résultat d’un projet (implantation, expansion, survie et abandon), et tout projet mérite d’être planifié, pour augmenter ses chances de succès.

3. Retroplanning

Le rétroplanning est la planification inversée. Contrairement à la planification traditionnelle qui a pour objet d'évaluer la date de fin du projet, en tenant compte de toutes ses contraintes (ressources, budget, délais, etc.), la rétroplanification a pour principal intérêt de figer la date de fin de projet et donc de contraindre les tâches nécessaires à sa réalisation.

La planification (temporelle) normale ou le rétroplanning n’interviennent de toute façon qu’après avoir établi une liste de toutes les activités/tâches à réaliser, ainsi que l’estimation de leur durée. Alors que dans la planification normale, on va découvrir la date finale après avoir mis les tâches bout à bout, dans une séquence logique, en rétroplanning, on ajuste les durées et la séquence pour « caser » le tout dans les délais impartis. Le danger contre lequel il vous faudra vous prévenir est une trop grande dose d’optimisme et l’oubli des marges pour compenser les retards qui font partie de pratiquement tous les projets.

4. Liste des activités

La toute première chose à faire, lors de la planification, est de définir vos besoins et ce qu’il vous faut avoir, que ce soit des choses ou des situations pour continuer. Par exemple, il vous faudra peut-être un site internet avec un contenu attrayant, un bureau loué et meublé, un ensemble de documentations sur vos prestations, un équipement informatique complet. Mais il vous faudra probablement aussi un certain nombre de choses ou situations avant, tels que les résultats d’un sondage, les statuts de votre association et ses vingt premiers membres, un avis juridique.

 

Toutes ces choses ou situations qui signifient la fin d’une tâche ou d’un ensemble d’activités reçoivent le nom de livrables et doivent pouvoir être vérifiés. Par exemple, le « site internet visible sur le net » est un livrable.

Cependant chaque livrable peut être décomposé en d’autres livrables, pour une planification et un contrôle plus fins. Ainsi le site internet peut avoir des sous-livrables, tels que le « design », le « contenu » et sa « position de référencement ».

Pour créer la liste des activités nécessaires à l’implantation et au lancement de votre organisation ou  votre activité entrepreneuriale, listez-donc tous les livrables dont vous aurez besoin, puis déterminez quelles activités seront nécessaires pour leur obtention. Ensuite estimez l’effort en heures qu’elles impliqueront, ainsi que leur durée. Par exemple, la création de votre site Internet ne peut vous demander que 4 heures de votre temps, mais la personne que vous aurez engagée pour le faire vous donnera un délai de 15 jours.

A titre d’exercice et de source d’inspiration, vous pouvez vous référer au document « Outil 05a - Check-list des tâches de lancement d’une activité entrepreneuriale ».

Pour plus de détails sur la marche à suivre pour créer vos listes de livrables, activités et votre échéancier, vous pouvez aussi consulter le document « Trucs et astuces - créer un échéancier avec GanttProject ».

5. Planification globale et planification des phases

 

La planification globale est un résumé des grands blocs, dans les phases, alors que la planification des phases est plus détaillée.

  • Une première planification globale vous sert à fixer vos objectifs et estimer des réponses à vos questions, telles que :
  • Quand aurai-je terminé la définition de mon modèle d’affaires ?
  • Quand aurai-je terminé mon plan financier ?
  • Quand pourrai-je commencer à rechercher des fonds ?
  • Combien de temps me faudra-t-il pour obtenir les fonds nécessaires au démarrage ?
  • Combien de temps me faudra-t-il pour trouver et aménager un local ?
  • Quand aurai-je mon premier contrat, mon premier bénéficiaire ou mon premier client ?
  • Quand vais-je atteindre mon point d’équilibre, et avec quelle progression ?
  • Etc…

La planification plus détaillée permettra de répondre à ces questions de manière plus précise. Pour vous aider à planifier vos activités dans le temps, vous pouvez utiliser l’ « Outil 05b - Modèle d’échéancier A3 » :

 

Instruments

Description: 
Formulaire en Word et en PDF, en format A3, pour la construction préliminaire d'un échéancier en diagramme de barre, sans logiciel spécifique.
Affiche en format A0 pour créer des échéanciers / diagrammes de Gantt en groupe, avec des bandes adhésives (scotch de carrossier).

Exemples

Exemple L’exemple ci-dessous reprend, dans la partie communication, le lancement du site Internet, tel que présenté dans la check-list. La hiérarchie des livrables peut être représentée comme suit :

Et les tâches, où on assume que vous engagez quelqu’un pour le faire et que vous n’avez que du temps à consacrer aux réunions avec votre prestataire, à part écrire les contenus et acheter le nom de domaine, mais que lui a des délais plus conséquents, ce qui amène à des durées beaucoup plus conséquentes :

On en arrive à 14 heures de travail pour vous, mais une durée de 25 jours utiles  car votre webdesigner est très occupé, ne peut pas y consacrer tout son temps et ne travaille sur votre projet que quelques heures par jour !

 

Prestataires de services

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