Cet outil est une feuille de calcul en Microsoft Excel, permettant de créer facilement un plan de trésorerie sur un, deux ou trois ans, pour le lancement d’un domaine d'activités quelconque.
Toute organisation ou entreprise naissante ou en révision avec de nouvelles perspectives.
Tableaux de trésorerie de l’activité entrepreneuriale, à partir de :
Cet outil devrait être utilisé de préférence par des personnes à l’aise avec les chiffres et connaissant aussi la gestion des ressources d’un système de production de biens ou services.
Il utilise les macros d'Excel; elles doivent donc être autorisées.
C’est un outil encore relativement simple, permettant une bonne approximation des prévisions d’évolution financière et aidant à la prise de décisions, notamment dans les questions de dimensionnement des RH et besoins de fonds de roulement.
Toutefois, ce n’est pas un programme comptable et les calculs effectués ne garantissent pas une parfaite exactitude des résultats, par exemple dans les calculs des charges salariales où les pourcentages doivent être informés.
2 Mise en oeuvre
Les ressources et compétences nécessaires pour l’utilisation de cet outil sont assez basiques :
Configurez l'outil pour préparer votre planification financière et de trésorerie sur 1, 2 ou 3 années, en cliquant sur un des trois boutons [Sur 1 an], [Sur 2 ans] ou [Sur 3 ans]. Aucune donnée n'est altérée, les feuilles sont simplement modifiées pour ne montrer que les tableaux pertinents.
1) Définissez vos prestations (produits ou services) qui seront vendus avec:
2) Définissez le nombre d'unités vendues, pour chaque prestation et chaque mois de la première année dans le deuxième tableau, ainsi que d'éventuelles recettes hors exploitation, c'est-à-dire indépendantes de la production.
3) Il vous faut informer les ventes dans le mois où elles sont réalisées, sans tenir compte du délai de paiement pour les prestations. Les recettes hors exploitation sont considérées comme paiement cash.
4) Si vous ne prévoyez d'offrir des remises de prix à vos clients en certains mois de l'année, tels que des rabais promotionnels, des soldes ou autres, utilisez le troisième tableau pour spécifier les remises en % du prix de vente, seulement pour les prestations et mois où c'est pertinent.
Si vous ne prévoyez pas de remises, laissez le troisième tableau vide.
5) Répétez les points 3 et 4 pour les années suivantes si c'est pertinent pour votre configuration (voir point 1)
6) Les tableaux qui viennent ensuite sont seulement indicatifs, pour les 1ère, 2ème et 3ème années, selon votre configuration. Ils vous informent des calculs suivants:
7) Utilisez ce premier tableau pour lister les principaux composants de vos prestations, en indiquant:
8) Le deuxième tableau n'est en principe utile que pour des composants que vous ne pouvez acquérir au fur et à mesure de vos besoins immédiats. Si vous ne stockez rien et n'avez pas d'attente de livraison, alors laissez ce tableau de côté.
Par contre, si vous devez prévoir des délais de livraison et des stocks, utilisez-le pour compléter les informations sur les composants de vos prestations, en informant:
9) Le troisième tableau est celui qui permettra de calculer automatiquement les charges variables. Pour chaque prestation (lignes), informez à chaque intersection avec un composant (colonne), la quantité d'unités du composant pour la production d'une unité de la prestation.
A titre d'indication, la dernière colonne du tableau montre le coût direct calculé d'une unité de la prestation, pour que vous puissiez vérifier si le tableau ne comporte pas d'erreurs accidentelles.
10) A partir de ces informations sur la composition des prestations et les caractéristiques des composants, plus les ventes réalisées, les tableaux suivants calculent:
11) La partie "Timing" de cet onglet n'est pas absolument indispensable, mais elle peut vous aider à éviter de graves problèmes d'insuffisance de ressources humaines, avec des conséquences qui peuvent ruiner votre projet.
Tout en restant utile en termes de données de "bon sens", le calcul approximatif des temps de production est fait en considérant 4 grandes étapes génériques:
Mais, étant donné que plusieurs unités d'une prestation peuvent être réalisées avec le même temps de travail (par exemple, acheter 1 ou 100 kilos de farine demande pratiquement le même temps), le tableau ci-dessous vous permet de le spécifier pour chacune des phases.
12) Pour chacune des prestations, utilisez le premier tableau pour indiquer:
Les temps "unitaires" sont calculés, ainsi que l'estimation du temps total de travail à consacrer pour chaque unité de prestation.
13) Le tableau suivant, répété pour les 2ème et 3ème années, montre la charge totale de travail, pour chacune des phases, en cumulant toutes les prestations. Son avantage est de pouvoir montrer quelques informations essentielles pour le dimensionnement des ressources humaines nécessaires.
14) Le tableau suivant, intitulé "Postes (noms)" est destiné à la liste des postes qui seront nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise, que ce soit en production ou support.
15) Dans le(s) tableau(x) "Nombre de postes en %" indiquez la progression mensuelle de vos besoins, en considérant, par exemple:
16) Les salaires, incluant directement les charges et le 13ème salaire, dilués tout au long de l'année sont calculés dans les tableaux suivants.
17) Les charges fixes sont réparties en 6 catégories, qui totalisent chaque fois les lignes en dessous, totaux qui seront rapportés dans le tableau de trésorerie.
18) Listez vos investissements en les regroupant en un maximum de 15 ensembles en distinguant s'ils sont:
19) Le premier tableau vous permet de définir tous les apports financiers et leur forme (prêt, fonds propres, subvention ou donation), leur valeur, le mois de réception de l'argent (comptant depuis la date de la planification)
20) Le deuxième tableau vous montre les calculs des apports et de leurs éventuels remboursements, en mensualités fixes
21) Les tableaux suivants vous montrent les calculs de la TVA, en tenant compte de chaque prestation et des achats correspondants, plus la majorité des charges fixes.
22) Ce dernier onglet vous synthétise sous la forme de tableaux de trésorerie les résultats des informations que vous avez fournies dans les autres onglets. Vous pouvez y fournir à peine trois nouvelles informations:
23) Ensuite:
Bien que dépendant absolument des informations fournies, les résultats qui peuvent être obtenus par l'utilisation de cet outil sont multiples :
3. Trucs et astuces
A remplir...