Le canevas de création de projets est similaire au canevas de modèle d'affaires social, dans le sens où il permet de réfléchir aux questions de base, dans une approche simple et pragmatique.
Cet outil montre aussi la connexion avec d'autres outils.
Toute personne ou organisation impliquée dans la réflexion, la définition et la création de projets.
Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projets, mais la plupart sont relativement complexes, pouvant facilement rebuter le commun des mortels, alors que les principes de base de création de projets peuvent très bien s’appliquer à des projets de moindre envergure, tout en leur apportant de nombreux avantages et bénéfices.
Une première réponses aux questions de base qui doivent être posées avant même de choisir et planifier un projet. Les utilisateurs du canevas peuvent l'utiliser comme support à l'utilisation d'autres outils.
Idéalement, cet outil est fait pour être utilisé en équipe, lors d'une séance de brainstorming. Il doit être utilisé, de préférence tout au début de l'analyse d'une problème ou d'une opportunité et peut être réajusté au fil du temps.
Seul, cet outil ne permet pas de gérer un projet. Il doit être complété par l'utilisation d'autres outils spécifiques.
Les exemples d'utilisation sont innombrables, allant de l'édition d'une brochure à l'événementiel, par exemple une fête promue par une association de quartier.
Listez ici les références bibliographiques, d'autres outils, d'origines, sur lesquelles l'outil repose, si c'est le cas.
Vous pouvez éventuellement les citer avec un lien sur une des "Références" du site.
Il existe pratiquement quelques dizaines de méthodologies de gestion de projets, certaines très connues et largement diffusées, d’autres beaucoup moins. Vous pourrez entendre parler, entre autres, du référentiel de l’IPMA – International Project Management Association, du PMBOK du PMI – Project Management Institute, de ZOPP : Ziel Orientierte Project Planung de l’Agence de coopération allemande, HERMES, PCI, PRINCE, APMBOK, etc.
Mais la plupart sont relativement complexes, pouvant facilement rebuter le commun des mortels, alors que les principes de base de création de projets peuvent très bien s’appliquer à des projets de moindre envergure, tout en leur apportant de nombreux avantages et bénéfices.
L’approche proposée dans ce document est simple et pragmatique, utilisant de nombreux outils identiques à ceux rencontrés lors de la construction de modèles d’affaires. La principale différence entre projet et modèle d’affaires est le facteur temps :
Gérer correctement un projet, de fait, consiste surtout à être capable de répondre, de la forme la plus adéquate possible, à toutes les questions qui peuvent se poser, en prenant les bonnes décisions et conduisant correctement les actions.
Partant du principe qu’un projet est une organisation temporaire, le premier outil que vous pouvez utiliser est ce canevas, composé de huit questions fondamentales et une affirmation.
Le canevas ci-contre peut parfaitement être utilisé sous la forme d’une affiche, pour une séance de brainstorming, mettant en valeur l’intelligence collective d’une équipe.
En rouge figurent des domaines de compétences ou d’activités, identifiés dans certaines méthodologies.
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Où ?Dans quel contexte le projet est-il immergé ? Un projet n’est jamais isolé, il fait partie d’un scénario, d’un contexte, qui vont l’influencer et qui seront influencés par lui. L’analyse du contexte ne doit pas se faire seulement sous l’angle géographique, mais aussi sous les angles PESTEL – politique, économique, social, technologique, environnemental et légal, sans oublier une potentielle concurrence. Domaine : intégration |
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Pourquoi ?C’est peut-être la question la plus importante de toutes : Quels sont les besoins et les problèmes que le projet doit résoudre, ou quelles sont les opportunités qu’il doit saisir ? Car un projet qui ne provoque pas un changement, même en étant réalisé dans les temps, le budget et la qualité requise, ne sert à rien et n’a pas de raison d’exister. Domaine : intégration |
Qui ?Qui sont les usagers, clients et bénéficiaires du projet ? Un projet a toujours des usagers, bénéficiaires ou des clients, soient-ils directs ou indirects. Un directeur des ressources humaines pourra être le client qui achète un cours à un institut de formation, pour des employés qui en seront les bénéficiaires directe… mais il ne faut pas oublier le chef du département qui bénéficiera d’une équipe plus performante. Domaine : intégration |
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Par quoi ?Comment le projet sera-t-il communiqué et livré? Non seulement les produits ou prestations résultant du projet devront être livrés sous une forme ou une autre, mais aussi de nombreuses informations devront transiter à l’interne de l’équipe du projet et avec l’extérieur de ses frontières, que ce soit des fournisseurs, des clients ou d’autres parties prenantes. Domaine : communication et logistique |
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Quoi ?Quel est le contenu et quels sont les livrables du projet ? Cette question est en lien direct avec le pourquoi du projet et cherche à définir précisément le contenu et les livrables du projet, c’est-à-dire ce que le projet va livrer aux usagers, bénéficiaires et clients, mais aussi ses limites et ce qu’il ne contient pas, ce qui ne fait pas partie des livrables ! Domaine : contenu |
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Avec quoi ?Avec qui et quoi le projet sera réalisé, et dans quels délais ? Pour produire les livrables du projet, il faut exécuter des « blocs de travail », composés d’activités, devant être exécutées dans les séquences déterminées d’un échéancier. Tout ceci avec des ressources matérielles, des infrastructures, des prestations externes et un budget. Et surtout sans oublier les personnes qui exécuteront les activités. Cette question pourrait aussi être « Comment ? » et les réponses « Avec… ». Domaine : approvisionnements, coûts, délais et ressources humaines |
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Vérifiable ?Comment s’assurer que le projet est bien exécuté et sans heurts ? Sous cette question se cachent non seulement les notions de contrôle et de risques, mais aussi celle de vérification de l’impact. Il peut être intéressant de vérifier la qualité d’une formation par une évaluation faite dans le dernier quart d’heure, mais il est encore mieux de vérifier quelques semaines plus tard si ce qui est exécuté au poste de travail concerné par la formation démontre l’amélioration recherchée. La gestion des risques, un peu orpheline dans le canevas, se retrouve dans ce bloc, par sa haute affinité avec la notion de contrôle. Domaine : qualité et risques |
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Avec qui ?Quelles sont les différentes parties prenantes du projet ? Il faut prendre en considération toutes les personnes ou organisations ayant un lien direct avec la conduite du projet. On y retrouvera, par exemple, des sponsors du projet, des fournisseurs exclusifs, des partenaires, des prescripteurs, des lobby, etc. Domaine : intégration |
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Les valeursLes valeurs ne sont pas une question dans le canevas, mais plutôt des affirmations, faites de culture organisationnelle, valeurs partagées et principes d’actions qui orienteront la conduite du projet et assureront sa cohérence. Domaine : organisation, externe au projet |
La deuxième dimension fondamentale d’un projet est celle du temps.
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Certaines méthodologies divisent l’intervalle entre le commencement et la fin du projet en quatre ou cinq phases, alors que d’autres considèrent, en plus des cinq traditionnelles, autant une phase antérieure au commencement réel du projet que celle qui succède à la fin de la livraison de ses derniers résultats.
Quoique plus difficiles à représenter sur le canevas, elles se superposent tout de même à ses questionnements.
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Le canevas, lors de son utilisation, est un outil d’approximation, un outil de survol de l’ensemble. Chacun de ses blocs peut être ensuite retravaillé plus en profondeur, par le biais d’outils connexes, dont la figure ci-dessous montre un petit aperçu:
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Ressources nécessaites, telles que RH, compétences, matériel, logistique, finances
Description pas à pas de la démarche
Quels sont les "outputs" de l'outil: tableaux, documents, prises de décision, etc.
Quelles sont les astuces, en plus de la démarche pas à pas, qui peuvent faciliter l'utilisation de l'outil.
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Michael Gonin | Suisse | Français, Allemand, Anglais | Coaching individuel Conseil / counsulting Non-Profit / Not-for-Profit For-Profit Entrepreneuriat social | Contacter |