Aide à la création de partenariat
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Fiche
Cet outil est avant tout un tableau comparatif entre les caractéristiques principales de deux organisations, en vue d'un éventuel partenariat.
Les comités, conseils ou équipes de direction de toute organisation intéressée à établir des partenariats.
Deux raisons majeures:
- Mieux orienter les recherches de partenaires
- Eviter de futures frustrations et désillusions
Un tableau comparatif entre une trentaine d'éléments d'analyse, avec le degré d'influence de chacun dans la construction d'un partenariat, permettant un recul salutaire avant la prise de décision.
Cet outil devrait être utilisé dès que l'organisation étudie la possibilité de créer un partenariat, ainsi qu'avec chaque partenaire potentiel.
L'exercice peut paraître fastidieux au premier abord et "casseur de rêve" par son aspect énumératif. Cependant, si conduit avec implication, il devient aussi un excellent outil de découverte mutuelle.
Un autre risque à éviter est le désir de cacher certains points pouvant paraître négatifs lors de l'analyse.
(A tester avec la construction du partenariat entre Bénévolat-Vaud et Social Business Models et utiliser comme exemple)
Trad.:
Mode d'emploi
1. Description de l'outil
1.1 Objectif
Ce proverbe africain "Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin" est une excellente incitation à réfléchir à la création de partenariats, pour mieux répondre aux causes que nous soutenons.
Les partenariats peuvent être mis en places pour diverses raisons, entre autres: l'augmentation de l'impact des actions mises en place pour un public cible déterminé, le développement de projets spécifiques, une complémentarité de l'offre ou encore l'optimisation des ressources.
Mais créer un partenariat n'est pas un acte anodin et mérite une profonde réflexion en amont, pour ne pas courir le risque de s'étioler rapidement, ne générant que frustration et désillusion.
Cet outil se base sur les canevas méthodologiques de valeurs, modèle d'affaires et stratégie conçus par l'association Social Business Models. Son but est de mettre en lumière les points de compatibilité, de complémentarité et de divergence de deux organisations, potentiellement partenaires, et de déterminer s'il existe réellement des opportunités d'actions communes et lesquelles pourraient être implantées.
Il est complété par une liste de quelques étapes importantes lors de la mise en place d'un partenariat, pour en augmenter les chances de réussite.
1.2 Définition de "partenariat"
Jean-Yves Barreyre, dans son dictionnaire critique de l'action sociale, nous donne cette définition:
"Le partenariat se définit comme une association active de différents intervenants qui, tout en maintenant leur autonomie, acceptent de mettre en commun leurs efforts en vue de réaliser un objectif commun relié à un problème ou à un besoin clairement identifié dans lequel, en vertu de leur mission respective, ils ont un intérêt, une responsabilité, une motivation, voire une obligation."
Quant au dictionnaire Larousse, il est plus succinct dans sa définition:
"Système associant des partenaires sociaux ou économiques, et qui vise à établir des relations d'étroite collaboration."
Pour un partenariat signé entre les associations Bénévolat-Vaud et Social Business Models, la définition suivante a été adoptée:
"Une association active de différents intervenants, que ce soient des personnes, des groupes informels, des organisations privées à/sans but lucratif, ou encore des collectivités publiques qui, tout en maintenant leur autonomie, cherchent et acceptent d'unir leurs efforts, par des actions, opérations et projets, en vue d'atteindre un objectif commun relié à un problème ou à un besoin clairement identifié, dans le respect de leurs valeurs, vision et mission spécifiques."
Quelle que soit la définition, il en ressort que pour construire un partenariat, il vous faut considérer au minimum les points suivants:
- Deux ou plusieurs parties prenantes;
- Un besoin, un problème ou une opportunité clairement identifiés;
- Un objectif commun;
- Le respect de l'identité de chaque partie prenante.
1.3 Tableau d'analyse comparative de potentiel de partenariat
L'instrument principal de cet outil est un tableau d'analyse succincte de deux organisations, candidates à un potentiel partenariat, listant une trentaine d'éléments d'analyse.
A chaque élément correspond une colonne pour la réponse factuelle pour chacune des deux organisations, ainsi qu'une colonne d'évaluation qualitative pour annoter :
- Une observation générique
- L'appréciation d'une force ou d'une faiblesse
- L'observation d'une opportunité ou d'une menace
- Un avantage qui pourrait être apporté à l'autre organisation partenaire
- Un besoin qui pourrait être satisfait grâce au partenaire
Un fois les quatre première colonnes complétées, la relecture permet d'évaluer le degré d'influence de chaque élément sur une éventualité de partenariat, qui peut être neutre, positif, négatif sans entrer directement dans la construction du partenariat ou actif si l'élément en question sera pris en considération pour la définition du partenariat.
Ce tableau devrait être déjà partiellement rempli par vous, lors de la définition de vos objectifs de partenariat, vous permettant ainsi de mieux poser vos critères de sélection et orienter vos recherches de partenaires.
1.4 Etapes importantes d'un partenariat
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Définissez vos propres objectifs de partenariat
Avant d'aller chercher de possibles partenaires sur le terrain, définissez ce que vous cherchez, si cette envie est bien alignée avec votre stratégie. Identifiez non seulement les avantages que vous cherchez à obtenir dans un partenariat, mais aussi les avantages que vos partenaires pourront obtenir. Définissez vos critères de sélection de partenaires, entre les "nice to have" et les "need to have".
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Analysez et sélectionnez les potentiels partenaires
Après avoir fixé vos propres objectifs, leurs priorités respectives, vos degrés de souplesse et vos critères de sélection, vous pourrez commencer votre recherche effective de "candidats", à les comparer avec vos critères, à mieux les connaitre et finalement choisir celui ou ceux qui vous conviennent le mieux. Ce n'est pas parce qu'une organisation aimerait être votre partenaire qu'elle est la bonne opportunité.
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Définissez ensemble un plan d'activités et les principes de base de fonctionnement
Avant de démarrer, alignez vos objectifs de partenariat avec ceux de votre partenaire, négociez les ajustements nécessaires, tracez les grandes lignes d'action, définissez ensemble un plan d'activités avec ses livrables et ses délais. Accompagnez le tout de principes clairs de fonctionnement, d'engagement et de communication. Il est clair que les plans peuvent changer au fil du temps, mais ils servent de base.
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Définissez les rôles et responsabilités
La conduite d'un partenariat est similaire à celle d'un projet, mais avec un degré supérieur de complexité, chacun des partenaires étant simultanément exécutant et bénéficiaire. Définissez le rôle de chaque partenaire dans l'action commune, la manière de prendre des décisions et la responsabilité de chaque personne dans l'exécution des activités.
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Testez avant de rédiger et signer un accord
Le fait d'avoir trouvé un interlocuteur "compatible" avec vos objectifs de partenariat ne signifie pas forcément que vous aurez du succès dans cette entreprise. Avant de sceller un accord formel, avec ses contraintes, travaillez ensemble sur un projet spécifique et délimitez. Apprenez à vous connaitre mutuellement, sachez quelles sont vos points forts et vos limites, ajustez le fonctionnement.
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Privilégiez un engagement responsable
Un partenariat n'implique pas seulement quelques personnes ou départements; c'est un engagement de deux ou plusieurs organisations, en lien direct ou indirect avec toutes leurs structures, avec leurs hiérarchies et avec leurs champs d'action. Mobilisez vos équipes respectives pour qu'elles s'engagent dans l'action commune.
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Acceptez et respectez les différences
Il est clair que vous chercherez, par vos critères de sélection, une certaine "compatibilité" entre les partenaires. Cependant, il y aura toujours des différences, que ce soit au niveau des valeurs, de la culture, de la taille, des ressources, des priorités stratégiques et des pressions du contexte. La réussite de votre partenariat dépendra aussi de votre capacité à reconnaitre et accepter ces différences, voire d'en faire vos forces.
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Visez un équilibre juste
Il est fort probable que le degré d'importance du partenariat ne soit pas exactement le même pour votre organisation que pour celle de votre partenaire, ce qui impliquera probablement des différences dans les investissements, que ce soit en ressources humaines, temps ou finances, ainsi que dans les retours de ces investissements. Ne cherchez pas des rendements égaux, mais un juste équilibre entre l'investissement et le rendement de chaque partenaire.
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Bâtissez la confiance
La confiance mutuelle est le ciment nécessaire pour que le partenariat puisse fonctionner. Une simple méfiance, un information déformée, un geste malheureux peut anéantir en un instant la confiance que vous aurez construite au fil du temps. Respectez vos engagement ou, si vous avez de la peine à les respecter, dites-le à l'avance, établissez un climat de communication interinstitutionnelle transparent et honnête.
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Analysez, ajustez, apprenez et célébrez
Tout comme pour un projet, fixez des échéances régulières pour faire le point, évaluer les résultats, analysez ce qui a bien fonctionné et ce qui l'a moins, proposez des corrections et des ajustements, améliorez vos indicateurs et éventuellement révisez vos objectifs. Apprenez de vos erreurs et de vos succès et surtout communiquez les réussites, afin d'entretenir l'élan qui vous a conduit à instaurer un partenariat.
2 Mise en oeuvre
2.1 Ressources
Les seules ressources nécessaires sont les personnes connaissant bien l'organisation (comité, direction, secrétariat général...) et le tableau dans les instruments en annexe.
2.2 Démarche
- Définissez en groupe les objectifs globaux qui vous incitent à chercher un partenariat
- Remplissez la première colonne du tableau avec des réponses factuelles
- Reprenez chaque élément d'analyse et complétez la colonne suivante avec le résultat de vos observations en groupe
- Utilisez le résultat pour définir quelles sont vos axes prioritaires de partenariat
- Initiez votre recherche de partenaires
- Demandez à chaque partenaire potentiel de compléter les deux colonnes suivantes (il peut le faire sans vous)
- Ensemble, remplissez la dernière colonne
- Utilisez le résultat pour étayer vos décisions et dans la construction des éléments du partenariat.
2.3 Résultats et livrables
Dans un premier temps, vous obtenez un résumé simple de votre "logique" organisationnelle, avec beaucoup de transparence.
Dans un deuxième temps, vous avez, avec un potentiel partenaire, une connaissance mutuelle favorisant les discussions, prises de décision et construction d'un partenariat effectif.
Instruments
Exemples
Cet outil est avant tout un tableau comparatif entre les caractéristiques principales de deux organisations, en vue d'un éventuel partenariat.
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