Matrice de délégation de responsabilités

Introduction

  Objectif

Une matrice de délégation de responsabilités est très utile lors des périodes de réflexion, à la transition d’une phase du cycle de vie de l'organisation à une autre. Elle permet d’analyser et d’adapter le modèle de gouvernance, en pointant ceux qui décident, ceux qui font et ceux qui contrôlent et en mettant en évidence de trop fortes concentrations ou éventuellement dispersions des mécanismes de pouvoir et responsabilités.

A part cette fonction de diagnostic et correction, elle peut s’avérer très utile pour mieux définir des cahiers des charges ou même d’établir des processus de communication via une intranet.

  Description

La matrice part du principe que toute activité passe par un cycle, qui commence généralement par des propositions, devrait avoir un minimum de planification avant d’être exécutée et contrôlée, puis, finalement, on peut l’analyser pour en retirer les meilleures pratiques et ajuster le tir pour la prochaine fois

La chaîne de réalisation d’une activité se base sur le cycle traditionnel de la qualité (PDCA), auquel s’ajoutent quelques étapes plus décisionnelles, pouvant être optionnelles. La figure ci-contre représente la séquence complète :

• PropOse: A une force de proposition pour l'activité en question
   
• Décide / Autorise: Autorise une étude préliminaire ou une planification et/ou décide si l'activité peut être exécutée ou mise en œuvre
   
• Planifie: Planifie l'activité, son exécution, son timing, ses livrables et ses ressources
   
• Exécute: Met en œuvre l'activité, incluant son contrôle en continu
   
• Valide; Valide, si nécessaire, le résultat de l'activité, avant son utilisation (bon à tirer)
   
• Est Informé: Est informé de la planification et/ou de l'exécution et de ses résultats, mais sans pouvoir de décision
   
• ParTicipe; Est consulté et/ou participe activement dans la planification ou l'exécution de l'activité

Optionnellement, il est possible de séparer l'exécution et le contrôle en deux colonnes, si ce sont des personnes distinctes qui les font: Ou encore de rajouter une dernière colonne d'analyse, si une personne est en charge, par exemple de la gestion de la connaissance.

Cependant, il est préférable de garder la matrice relativement simple.

Fréquemment, en fonction du mode de gestion de l’organisation, certaines étapes ne sont pas réalisées (p.ex. la validation et l’analyse), alors que d’autres peuvent être cumulées par une personne ou une équipe (p.ex. la planification,  l’exécution et le contrôle).

  Construction de la matrice

La matrice de délégation des responsabilités se construit en tenant compte de trois dimensions :

1. Les lignes représentent les grands blocs d’activités ou processus internes de l’organisation, plus ou moins détaillée, tels que :

• Organisation,
• Stratégie,
• Relations institutionnelle,
• Développement des prestations,
• Méthodes et procédures,
• Communication,
• Ressources humaines,
• Finances,
• Infrastructure,
• et finalement les opérations.

2. Les colonnes représentent les étapes du cycle de vie des activités, de la proposition à la validation

3. La troisième dimension est représentée par les différentes sphères d’autorité de l’organisation, elle aussi plus ou moins détaillée, mais où devraient figurer au minimum trois ou quatre niveaux :

• Les membres des organisations associatives ou coopératives / les associés d’une entreprise de capitaux,
• Le comité ou le conseil administratif,
• Le secrétariat général ou la direction,
• Le staff ou équipes opérationnelles

Le fichier Excel « Matrice de délégation de responsabilités », que vous pouvez télécharger plus bas, permet de monter facilement une ou plusieurs matrices de délégation. A partir de l’onglet « Global », une fois complété, le bouton de transfert créera automatiquement un nouvel onglet pour chaque intervenant de la troisième dimension et y copiera la matrice, montrant seulement les intersections où il est présent.

Mode d'emploi

 Déroulement

1. Ouverture
   Expliquez les objectifs de cette activité et le fonctionnement de la matrice.
2. Définitions et choix
   - Définissez le niveau de granularité (personnes, équipes, sections...)
   - Choisissez les colonnes que vous désirez conserver
   - Choisissez les lignes que vous allez utiliser
   - Incluez les lignes relatives à chaque productions spécifique
3. Compréhension
   Assurez-vous que tout le monde ait la même compréhension
4. Choix du mode de travail
   Choisissez le mode qui vous convient:
   - Par choix de colonne, puis pour toutes les lignes
   - Par choix de ligne, puis pour toutes ses colonnes
5. Remplissage
   Projetez la matrice et remplissez, directement à l'ordinateur, toutes les cases (qui font sens) avec les initiales des groupes ou personnes qui y sont actives.
6. Séparation
   Utilisez le bouton de l'onglet principal pour créer les onglets séparés pour chaque acteur (personne ou groupe...), avec seulement ce qui le concerne.
7. Validation
   Validez ensemble la distribution des responsabilités. Laissez éventuellement reposer et validez après quelques jours.

  Astuces

1. Vous pouvez gagner un temps notoire, en exécutant l'étape 2 avant la séance, en plus petit groupe.
2. Retouchez les termes utilisés en fonction de votre public cible . de participants à la séance.
3. Utilisez la matrice pour rédiger les cahiers des charges ou mandats des personnes, groupes, etc.

  Et ensuite...

La matrice de délégation de responsabilités est un outil plus spécifique d'organisation. Idéalement, elle devrait être accompagnée de réflexions sur les compétences et préférences au travail pour l'optimiser.

  Liens rapides

• Téléchargements: Matrice de délégation de responsabilités
• Autres ressources: [node:field_resources]
• Parcours parents: Parcours de repositionnement de la gouvernance interne
• Activités proches: Activité test 1, Activite test 2

Ne manquez pas de télécharger et de consulter: