Matrice de délégation de responsabilités

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1. Pourquoi une matrice ?

Bernard Lievegoed et Friedrich Glasl ont présenté un modèle d’évolution en trois/quatre phases  des organisations, tout au long de leur vie :

Durant la phase pionnière, qui dure à peine quelques années, l’informalité règne généralement, tout le monde est au courant de tout et tous sont capables de reprendre les activités de l’autre au pied levé.

Cependant, lorsque l’organisation grandit et que l’enthousiasme de départ doit faire place à un peu plus de structure, la tendance naturelle est de se diriger vers une phase de différentiation, où les fonctions sont mieux définies, ainsi que les cahiers des charges, et où l’ordre règne.

Parfois, quelques organisations arrivent à évoluer directement vers la phase d’intégration, avec un fort degré de décentralisation et d’ « empowerment » de ses employés, avec passablement de volonté et de vision horizontale des processus, préférant l’efficacité et l’impact à la rationalisation.

De sa phase de différentiation, l’organisation a le choix entre stagner dans un « taylorisme » excessif, ou d’opérer une transformation, parfois risquée et douloureuse, vers la phase d’intégration.

Une matrice de délégation de responsabilités est très utile lors des périodes de réflexion, à la sortie d’une phase ou lors de l’entrée dans la suivante, ou pour forcer un peu le chemin à suivre. Elle permet d’analyser et d’adapter le modèle de gouvernance, en pointant ceux qui décident, ceux qui font et ceux qui contrôlent et en mettant en évidence de trop fortes concentrations ou éventuellement dispersions des mécanismes de pouvoir et responsabilités.

A part cette fonction de diagnostic et correction, elle peut s’avérer très utile pour mieux définir des cahiers des charges ou même d’établir des processus de communication via une intranet.

La matrice part du principe que toute activité passe par un cycle, qui commence généralement par des propositions, devrait avoir un minimum de planification avant d’être exécutée et contrôlée, puis, finalement, on peut l’analyser pour en retirer les meilleures pratiques et ajuster le tir pour la prochaine fois.

2. La chaîne de gouvernance sur une activité

La chaîne de réalisation d’une activité se base sur le cycle traditionnel de la qualité (PDCA), auquel s’ajoutent quelques étapes plus décisionnelles, pouvant être optionnelles. La figure ci-contre représente la séquence complète :

O: propOse : soumet une idée d’activité, avant même de commencer à planifier quoi que ce soit, ceci dans le but d’éviter de « gaspiller » du temps en planification

D: Décide : approuve l’idée proposée, autorisant ainsi l’allocation de temps et de ressources pour une étude ou planification plus approfondie

P: Planifie : projette, définit et organise les tâches qui devront être exécutées,    en fonction des ressources disponibles ou à acquérir (temps, personnes, matériel, équipements, finances…)

U: est consUlté : sert de source d’information, opinion, orientation ou aide à la prise de décision durant la phase de planification      de l’activité

A: Autorise : autorise le passage de la phase de planification / définition à la phase d’exécution / mise en œuvre, en assumant sa part de responsabilité

E: Exécute : met en œuvre, réalise ce qui a été autorisé en fonction de la planification, utilisant les ressources prévues 

C: Contrôle : vérifie, de forme récursive et continue, si ce qui est exécuté est conforme à ce qui a été planifié ou défini

I:   est Informé : reçoit de forme régulière ou sur demande des informations sur le déroulement et/ou les résultats de ce qui a été exécuté et contrôlé ;

V: Valide : donne le « feu vert », autorise l’utilisation ou la diffusion des livrables de l’exécution (p.ex. un contrat de travail, un contrat de prestations, un outil, un évènement, un bon à tirer d’un flyer…)

Y: analYse : analyse et évalue toute la chaîne antérieure, dans un but d’amélioration permanente du processus, dès la phase de la proposition à la phase finale de validation

T: parTicipe : peut être sollicité à participer de l’exécution / mise en œuvre de ce qui a été planifié

Fréquemment, en fonction du mode de gestion de l’organisation, certaines étapes ne sont pas réalisées (p.ex. la validation et l’analyse), alors que d’autres peuvent être cumulées par une personne ou une équipe (p.ex. la planification,  l’exécution et le contrôle).

3. Construction de la matrice

La matrice de délégation des responsabilités se construit en tenant compte de trois dimensions :

1. Les lignes représentent les grands blocs d’activités ou processus internes de l’organisation, plus ou moins détaillée, tels que :

a. Organisation,
b. Stratégie,
c. Relations institutionnelle,
d. Développement des prestations,
e. Méthodes et procédures,
f. Communication,
g. Ressources humaines,
h. Finances,
i. Infrastructure,
j. et finalement les opérations.

2. Les colonnes représentent les étapes du cycle de vie des activités, de la proposition à la validation

3. La troisième dimension est représentée par les différentes sphères d’autorité de l’organisation, elle aussi plus ou moins détaillée, mais où devraient figurer au minimum trois ou quatre niveaux :

a. Les membres des organisations associatives ou coopératives / les associés d’une entreprise de capitaux,
b. Le comité ou le conseil administratif,
c. Le secrétariat général ou la direction,
d. Le staff ou équipes opérationnelles

Le fichier Excel « Matrice de délégation de responsabilités », que vous pouvez télécharger plus bas, permet de monter facilement une ou plusieurs matrices de délégation. A partir de l’onglet « Global », une fois complété, le bouton de transfert créera automatiquement un nouvel onglet pour chaque intervenant de la troisième dimension et y copiera la matrice, montrant seulement les intersections où il est présent.

Cliquez sur l'image pour l'agrandir

Instruments

Ci-dessous, vous pouvez accéder à divers instruments, tels que des affiches, des formulaires pour enregistrement les résultats du travail effectué, des diaporamas explicatifs de la démarche et divers autres:
Instrument: 
Description: 
Outils sous forme de tableau Excel permettant de définir qui décide quoi et qui fait quoi pour les activités de l'organisation.
Deux versions existent, une avec un cycle de décision complet, l'autre avec un cycle plus simple.
Utile pour la définition future de cahiers des charges.

Prestataires

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Commentaires

Bonjour
votre outil parait très intéressant et pratique. Malheureusement je ne parviens pas à le télécharger.
J'aimerai le tester, est-il possible de me le transmettre?
Merci d'avance
rsouquet@adapeiam.fr
Portrait de Claude

Bonsoir,
Effectivement, un simple clic ouvre le fichier, ce qui résulte en une page incompréhensible!
Pour le télécharger, cliquez avec le bouton de droite sur le lien et choissez dans le menu: "Enregistrer le lien sous"
Cordialement,
Claude

Merci pour le partage !

JE VEUX ACCeDER AU FICHIER IL M'iNTERESSE
Portrait de Claude

Pour le télécharger, cliquez avec le bouton de droite sur le lien et choissez dans le menu: "Enregistrer le lien sous"

Merci pour votre article il est bien rédigé simple, précis et concis voici mon mail dssentreprise@hotmail.fr je souhaite bien recevoir de vous d'autres article afin de me perfectionner dans le management de délégation ... merci
Portrait de Claude

Bonjour,
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Portrait de Claude

Bonjour,
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Merci pour cette très intéressante et pratique information.

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