Plan prévisionnel financier et trésorerie

Version imprimable
Cet outil est en phase de prépublication et n'est pas encore totalement finalisé.
Vos commentaires, suggestions et corrections sont les bienvenus!
Mode d'emploi -  Instruments -  Exemples -  Prestataires -  Autres

Fiche

Phase(s)
Relatif à...
Complexité
RH
Effort estimé
4 à 8 heures, 1 à 2 personnes, répété selon les nécessités
L´outil en bref

Cet outil est une feuille de calcul en Microsoft Excel, permettant de créer facilement un plan de trésorerie sur un, deux ou trois ans, pour le lancement d’un domaine d'activités quelconque.

Pour qui

Toute organisation ou entreprise naissante ou en révision avec de nouvelles perspectives.

Raisons d'utiliser
  • Validation de la viabilité probable d’un domaine d'activités.
  • Montage de plans d’affaires (business plan).
Résultats attendus, impacts

Tableaux de trésorerie de l’activité entrepreneuriale, à partir de :

  • Définition des prestations et volumes de ventes projetés
  • Composition des prestations et coût des matières premières
  • Timing opérationnel et ressources humaines
  • Charges fixes, investissements et financements.
Conditions d'utilisation

Cet outil devrait être utilisé de préférence par des personnes à l’aise avec les chiffres et connaissant aussi la gestion des ressources d’un système de production de biens ou services.

Il utilise les macros d'Excel; elles doivent donc être autorisées.

Points de vigilance, risques

C’est un outil encore relativement simple, permettant une bonne approximation des prévisions d’évolution financière et aidant à la prise de décisions, notamment dans les questions de dimensionnement des RH et besoins de fonds de roulement.

Toutefois, ce n’est pas un programme comptable et les calculs effectués ne garantissent pas une parfaite exactitude des résultats, par exemple dans les calculs des charges salariales où les pourcentages doivent être informés.

Exemples d'utilisation
  • Création du budget annuel d'une association ou petite entreprise
  • Planification financière d'un formateur indépendant
  • Calculs du lancement d'une production d'un nouveau produit/service
  • Comparaison d'un budget prévisionnel avec les résultats financiers
Références
Auteur(s)


Trad.:
Version
001 / 12-09-2014 - Pré-publié

 

Mode d'emploi

1. Description de l'outil

Cet outil est une feuille de calcul Excel, permettant de construire progressivement un plan financier prévisionnel et de trésorerie, en respectant une séquence d'étapes distinctes de définitions et observations:
 
Social Business Models - Plan financier prévisionnel: séquence
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
 
  1. Les prestations et des volumes de vente
  2. Les composant des prestations, la composition et les commandes
  3. Les temps de production et les ressources humaines
  4. Les charges fixes (locaux, déplacements...)
  5. Les investissements à réaliser au fil des mois
  6. Les apports financiers (propres, prêts, subventions, donations...)
  7. Les tableaux de trésorerie

1.1 Sous-chapitre

Texte

1.2 Sous-chapitre

2 Mise en oeuvre

2.1 Ressources

Les ressources et compétences nécessaires pour l’utilisation de cet outil sont assez basiques :

  • Ordinateur équipé de Microsoft Excel
  • Connaissances des principales projections de vente des prestations, de la composition de base de ces dernières, des coûts unitaires de leurs composants...
  • Utilisation de base d’Excel
  • Une notion des prix de vente possibles des prestations sur le marché
  • Les coûts des composants des prestations et autres éléments de charges
  • Les salaires usuels pour les postes de travail à définir
  • Toute autre information nécessaire

2.2 Démarche

2.2.1 Onglet « Introduction »

Configurez l'outil pour préparer votre planification financière et de trésorerie sur 1, 2 ou 3 années, en cliquant sur un des trois boutons [Sur 1 an][Sur 2 ans] ou [Sur 3 ans]. Aucune donnée n'est altérée, les feuilles sont simplement modifiées pour ne montrer que les tableaux pertinents.

2.2.2 Onglet « Ventes »

1) Définissez vos prestations (produits ou services) qui seront vendus avec:

  • Les unités, à titre informatif, utile pour les compositions
  • Le prix de vente pour la première année et éventuellement les suivantes
  • Le mix des modalités de paiement, de Cash à 90 jours, en totalisant exactement 100%
  • La catégorie de TVA, pour en définir le taux qui sera utilisé dans les calculs sur les ventes effectuées

2) Définissez le nombre d'unités vendues, pour chaque prestation et chaque mois de la première année dans le deuxième tableau, ainsi que d'éventuelles recettes hors exploitation, c'est-à-dire indépendantes de la production.

3) Il vous faut informer les ventes dans le mois où elles sont réalisées, sans tenir compte du délai de paiement pour les prestations. Les recettes hors exploitation sont considérées comme paiement cash.

4) Si vous ne prévoyez d'offrir des remises de prix à vos clients en certains mois de l'année, tels que des rabais promotionnels, des soldes ou autres, utilisez le troisième tableau pour spécifier les remises en % du prix de vente, seulement pour les prestations et mois où c'est pertinent.

Si vous ne prévoyez pas de remises, laissez le troisième tableau vide.

5) Répétez les points 3 et 4 pour les années suivantes si c'est pertinent pour votre configuration (voir point 1)

6) Les tableaux qui viennent ensuite sont seulement indicatifs, pour les 1ère, 2ème et 3ème années, selon votre configuration. Ils vous informent des calculs suivants:

  • Valeurs des ventes réalisées, sans tenir compte des remises qui seront déduites dans le tableau de trésorerie
  • Encaissement des ventes, en tenant compte des délais de paiement indiqués dans le premier tableau
  • Valeurs calculées des remises, en tenant compte des délais de paiement et des taux de remises.
2.2.3 Onglet « Achats »

7) Utilisez ce premier tableau pour lister les principaux composants de vos prestations, en indiquant:

  • Leurs unités, à titre informatif, mais en observant que pour l'unité CHF, il vous faudra toujours indiquer "1"    dans le tableau de composition et pour l'unité % du PV, il vous faudra indiquer le pourcentage du prix de vente dans les colonnes des prix unitaires.
  • Les services de sous-traitance sont globaux, sans unité spécifique (heure, forfait, pack...).
  • Leurs prix unitaires pour chacune des trois années, selon votre configuration; si l'unité de mesure est "% PV",  il vous faut alors indiquer le pourcentage, sans le signe "%", lors du calcul, le prix d'achat sera multiplié par ce facteur et divisé par 100.
  • Les délais moyens de paiement que vous avez obtenus de vos fournisseurs.
  • La catégorie de TVA, pour en définir le taux (sur les achats effectués), afin que le calcul effectif de la TVA à payer soit calculé correctement. Notez que si vous avez indiqué "Exempt" pour vos prestations, vous devez aussi marquer "Exempt" pour leurs composants.

8) Le deuxième tableau n'est en principe utile que pour des composants que vous ne pouvez acquérir au fur et à mesure de vos besoins immédiats. Si vous ne stockez rien et n'avez pas d'attente de livraison, alors laissez ce tableau de côté.

Par contre, si vous devez prévoir des délais de livraison et des stocks, utilisez-le pour compléter les informations sur les composants de vos prestations, en informant:

  • Le délai de livraison (en mois ou sans)
  • Votre stock initial
  • Le nombre minimum d'unités dans votre stock
  • Le nombre minimum d'unités qui peuvent être achetées en une fois.

9) Le troisième tableau est celui qui permettra de calculer automatiquement les charges variables. Pour chaque prestation (lignes), informez à chaque intersection avec un composant (colonne), la quantité d'unités du composant pour la production d'une unité de la prestation.

A titre d'indication, la dernière colonne du tableau montre le coût direct calculé d'une unité de la prestation, pour que vous puissiez vérifier si le tableau ne comporte pas d'erreurs accidentelles.

10) A partir de ces informations sur la composition des prestations et les caractéristiques des composants, plus les ventes réalisées, les tableaux suivants calculent:

  • Les besoins mensuels de chacun des composants  pour la production des prestations vendues
  • Les quantités de marchandises (composants) à commander chaque mois, tenant compte des délais de livraison,  commandes minimales et niveaux acceptables de stock, définis dans le deuxième tableau.
  • Les marchandises reçues chaque mois, en tenant compte des commandes et des délais de livraison
  • Les niveaux mensuels des stocks de marchandises
  • Les sommes facturées et dues aux fournisseurs, en tenant compte des dates de réception des marchandises et le règlement de ces factures, en tenant compte des modalités de paiement
2.2.4 Onglet « Timing et RH »

11) La partie "Timing" de cet onglet n'est pas absolument indispensable, mais elle peut vous aider à éviter de graves problèmes d'insuffisance de ressources humaines, avec des conséquences qui peuvent ruiner votre projet.

Tout en restant utile en termes de données de "bon sens", le calcul approximatif des temps de production est fait en considérant 4 grandes étapes génériques:

  • Le temps de travail d'approvisionnement en marchandises (à ne pas confondre avec les délais)
  • Le temps de travail de préparation
  • Le temps de travail opérationnel ou d'exécution pour produire la prestation
  • Le temps de travail de livraison des prestations pour le client ou bénéficiaire

Mais, étant donné que plusieurs unités d'une prestation peuvent être réalisées avec le même temps de travail (par exemple, acheter 1 ou 100 kilos de farine demande pratiquement le même temps), le tableau ci-dessous vous permet de le spécifier pour chacune des phases.

12) Pour chacune des prestations, utilisez le premier tableau pour indiquer:

  • Le temps pour réaliser chacune des étapes, sous le format heures:minutes:secondes (hh:mm:ss)
  • N'oubliez pas les ":" pour que les temps soient correctement interprétés (les secondes peuvent être omises)
  • Les unités traitées en parallèle lors des étapes (par exemple la cuisson de 50 céramiques simultanément dans un four)

Les temps "unitaires" sont calculés, ainsi que l'estimation du temps total de travail à consacrer pour chaque unité de prestation.

13) Le tableau suivant, répété pour les 2ème et 3ème années, montre la charge totale de travail, pour chacune des phases, en cumulant toutes les prestations. Son avantage est de pouvoir montrer quelques informations essentielles pour le dimensionnement des ressources humaines nécessaires.

14) Le tableau suivant, intitulé "Postes (noms)" est destiné à la liste des postes qui seront nécessaires pour faire fonctionner votre entreprise, que ce soit en production ou support.

  • Définissez chaque poste avec le salaire mensuel brut pour un emploi à plein temps (EPT), le pourcentage (approximatif) de charges sociales, si un 13ème salaire est prévu. Le salaire brut et les charges (toujours pour un EPT) sont calculés.
  • Les deux dernières colonnes vous permettent d'indiquer une prévision de défraiement mensuel, ainsi que le nombre de personnes qui le recevront pour le poste (vous pouvez, par exemple, défrayer un abonnement de bus pour deux vendeurs, même s'ils ne travaillent qu'à 20% chacun et que vous indiquerez plus bas 40% pour le poste de vendeur)

15) Dans le(s) tableau(x) "Nombre de postes en %" indiquez la progression mensuelle de vos besoins, en considérant, par exemple:

  • 100% = 1 personne à plein temps ou alors 1 personne à 40% et un autre à 60% pour le même type de poste.

16) Les salaires, incluant directement les charges et le 13ème salaire, dilués tout au long de l'année sont calculés dans les tableaux suivants.

2.2.5 Onglet « Charges fixes »

17) Les charges fixes sont réparties en 6 catégories, qui totalisent chaque fois les lignes en dessous, totaux qui seront rapportés dans le tableau de trésorerie.

  • Informez ces dépenses pour chaque mois.
2.2.6 Onglet « Investissements »

18) Listez vos investissements en les regroupant en un maximum de 15 ensembles en distinguant s'ils sont:

  • Corporels / matériels, c'est-à-dire physiques tels que du mobilier, des équipements, un véhicule
  • Incorporels / immatériels, tels un pas-de-porte, un logiciel, l'achat d'une franchise, les frais de notaire, etc.
  • Marquez ensuite les dépenses ponctuelles ou mensuelles, dans le cas de paiement en plusieurs échéances (à la date de leur paiement)
2.2.7 Onglet « Apports »

19) Le premier tableau vous permet de définir tous les apports financiers et leur forme (prêt, fonds propres, subvention ou donation), leur valeur, le mois de réception de l'argent (comptant depuis la date de la planification)

  • Pour les prêts, informez les taux d'intérêts, la durée de remboursement en années et le nombre de mois entre chaque échéance
  • Pour les subventions et les donations, n'informez aucune information de remboursement

20) Le deuxième tableau vous montre les calculs des apports et de leurs éventuels remboursements, en mensualités fixes

  • Vérifiez l'étalement des mensualités de remboursement sur 5 années, pour avoir une meilleure idée des futures charges financières

21) Les tableaux suivants vous montrent les calculs de la TVA, en tenant compte de chaque prestation et des achats correspondants, plus la majorité des charges fixes.

2.2.8 Onglet « Trésorerie »

22) Ce dernier onglet vous synthétise sous la forme de tableaux de trésorerie les résultats des informations que vous avez fournies dans les autres onglets. Vous pouvez y fournir à peine trois nouvelles informations:

  • Le pourcentage de la masse salariale réservé pour les frais de formation, considéré comme une sortie pour une "caisse" à part
  • Des prélèvements mensuels, surtout si vous êtes indépendant et n'avez pas indiqué de salaire (il vous faudra payer vos charges personnellement)
  • Un éventuel solde de trésorerie initial qui ne figurerait pas dans le tableau des apports financiers

23) Ensuite:

  • Vérifiez les recettes et les dépenses
  • Vérifiez le compte de résultats
  • Suivez l'évolution des résultats accumulés (trésorerie)

2.3 Résultats et livrables

Bien que dépendant absolument des informations fournies, les résultats qui peuvent être obtenus par l'utilisation de cet outil sont multiples :

  • Prévision de commande des marchandises pour la production des prestations
  • Calcul, à partir des informations fournies, des temps de production mensuels
  • Meilleure estimation des besoins en RH
  • Prévisions de remboursement des emprunts
  • Tableau de trésorerie

3. Trucs et astuces

  • Le fichier Excel utilise des macros pour la configuration sur 1, 2 ou 3 ans... Il vous faut accepter leur exécution
  • Les feuilles du fichier Excel sont protégées, pour éviter d'effacer des formules, par exemple. Vous pouvez les déprotéger si nécessaire, il n'y a pas de mot de passe.
  • Lors d'une première utilisation, laissez les délais de paiement (ventes et achats) sur "Cash" et ne formalisez pas les besoins de stocks. Commencez à "jouer" avec ces variables petit à petit après avoir analysé votre premier tableau de trésorerie
  • Même s'il parait un peu rébarbatif, utilisez le tableau des timings, Il peut vous donner de précieuses informations, même en restant approximatif.

4. Références et historique

A remplir...

Exemples

Prestataires de services

Commentaires

Portrait de Claude

Cet outil n'a pas été construit pas des spécialistes en finances. Toutes les analyses du fonctionnement correct des calculs, toutes les corrections ou suggestions sont les bienvenues!
Faites partie de la liste des contributeurs...

2.2.1 "Bouton ci-dessus", pas clair quand on n'a pas la feuille excel sous les ¥eux.
2.2 3) Informer l'acte de vente, pas clair
Portrait de Claude

Corrections faites!
2.2.1 (...) en cliquant sur un des trois boutons [Sur 1 an], [Sur 2 ans] ou [Sur 3 ans]. (...)
2.2.2 3) (...) Il vous faut informer les ventes dans le mois où elles sont réalisées, sans tenir compte (...)

Pour moi, l'outil peut passer en prépublication sauf si la feuille excel doit être encore validée (ce que je ne fais pas).
Portrait de Claude

Merci Pierre pour le temps consacré. Je vais lancer un appel à des "valideurs" de la feuille Excel, avant de le passer en mode prépublication.

je teste et je vous fais un retour.
Portrait de Claude

Bonsoir,
On a une version améliorée qui va sortir dans quelques jours. Si vous êtes intéressé-e à la recevoir, envoyez-moi un message via le site ou ces commentaires.
Merci de votre contribution,
Claude Michaud

Ajouter un commentaire

CAPTCHA
Cette question est seulement un test pour éliminer les soumissions automatiques de spam