Canevas de création de projets

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Mode d'emploi -  Instruments -  Exemples -  Prestataires -  Autres

Fiche

Phase(s)
Relatif à...
Complexité
RH
Effort estimé
2 à 4 heures, 1 à 4 personnes; durée de 1/2 journée
L´outil en bref

Le canevas de création de projets est similaire au canevas de modèle d'affaires social, dans le sens où il permet de réfléchir aux questions de base, dans une approche simple et pragmatique.

Cet outil montre aussi la connexion avec d'autres outils.

Pour qui

Toute personne ou organisation impliquée dans la réflexion, la définition et la création de projets.

Raisons d'utiliser

Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projets, mais la plupart sont relativement complexes, pouvant facilement rebuter le commun des mortels, alors que les principes de base de création de projets peuvent très bien s’appliquer à des projets de moindre envergure, tout en leur apportant de nombreux avantages et bénéfices.

Résultats attendus, impacts

Une première réponses aux questions de base qui doivent être posées avant même de choisir et planifier un projet. Les utilisateurs du canevas peuvent l'utiliser comme support à l'utilisation d'autres outils.

Conditions d'utilisation

Idéalement, cet outil est fait pour être utilisé en équipe, lors d'une séance de brainstorming. Il doit être utilisé, de préférence tout au début de l'analyse d'une problème ou d'une opportunité et peut être réajusté au fil du temps.

Points de vigilance, risques

Seul, cet outil ne permet pas de gérer un projet. Il doit être complété par l'utilisation d'autres outils spécifiques.

Exemples d'utilisation

Les exemples d'utilisation sont innombrables, allant de l'édition d'une brochure à l'événementiel, par exemple une fête promue par une association de quartier.

Références

Listez ici les références bibliographiques, d'autres outils, d'origines, sur lesquelles l'outil repose, si c'est le cas.

Vous pouvez éventuellement les citer avec un lien sur une des "Références" du site.

Auteur(s)


Trad.:
Version
002 / 15-10-2014 - Pré-publié

 

Mode d'emploi

1. Description de l'outil

1.1 Introduction

Il existe pratiquement quelques dizaines de méthodologies de gestion de projets, certaines très connues et largement diffusées, d’autres beaucoup moins. Vous pourrez entendre parler, entre autres, du référentiel de l’IPMA – International Project Management Association, du PMBOK du PMI – Project Management Institute, de ZOPP : Ziel Orientierte Project Planung de l’Agence de coopération allemande, HERMES, PCI, PRINCE, APMBOK, etc.

Mais la plupart sont relativement complexes, pouvant facilement rebuter le commun des mortels, alors que les principes de base de création de projets peuvent très bien s’appliquer à des projets de moindre envergure, tout en leur apportant de nombreux avantages et bénéfices.

L’approche proposée dans ce document est simple et pragmatique, utilisant de nombreux outils identiques à ceux rencontrés lors de la construction de modèles d’affaires. La principale différence entre projet et modèle d’affaires est le facteur temps :

  • Un projet commence et termine à des moments donnés, avec un résultat unique ;
  • Un modèle d’affaires commence à un moment donné, mais n’a pas de fin programmée, générant ainsi de nombreux résultats similaires ou identiques, par le biais d’actions bien répétitives.

Gérer correctement un projet, de fait, consiste surtout à être capable de répondre, de la forme la plus adéquate possible, à toutes les questions qui peuvent se poser, en prenant les bonnes décisions et conduisant correctement les actions.

Social Business Models: Canevas de gestion de projets1.2. Les bonnes questions avec un canevas

Partant du principe qu’un projet est une organisation temporaire, le premier outil que vous pouvez utiliser est ce canevas, composé de huit questions fondamentales et une affirmation.

Le canevas ci-contre peut parfaitement être utilisé sous la forme d’une affiche, pour une séance de brainstorming, mettant en valeur l’intelligence collective d’une équipe.

En rouge figurent des domaines de compétences ou d’activités, identifiés dans certaines méthodologies.

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Où ?

Dans quel contexte le projet est-il immergé ? Un projet n’est jamais isolé, il fait partie d’un scénario, d’un contexte, qui vont l’influencer et qui seront influencés par lui. L’analyse du contexte ne doit pas se faire seulement sous l’angle géographique, mais aussi sous les angles PESTEL – politique, économique, social, technologique, environnemental et légal, sans oublier une potentielle concurrence.

Domaine : intégration


 

Pourquoi ?

C’est peut-être la question la plus importante de toutes : Quels sont les besoins et les problèmes que le projet doit résoudre, ou quelles sont les opportunités qu’il doit saisir ? Car un projet qui ne provoque pas un changement, même en étant réalisé dans les temps, le budget et la qualité requise, ne sert à rien et n’a pas de raison d’exister.

Domaine : intégration

Qui ?

Qui sont les usagers, clients et bénéficiaires du projet ? Un projet a toujours des usagers, bénéficiaires ou des clients, soient-ils directs ou indirects. Un directeur des ressources humaines pourra être le client qui achète un cours à un institut de formation, pour des employés qui en seront les bénéficiaires directe… mais il ne faut pas oublier le chef du département qui bénéficiera d’une équipe plus performante.

Domaine : intégration

Par quoi ?

Comment le projet sera-t-il communiqué et livré? Non seulement les produits ou prestations résultant du projet devront être livrés sous une forme ou une autre, mais aussi de nombreuses informations devront transiter à l’interne de l’équipe du projet et avec l’extérieur de ses frontières, que ce soit des fournisseurs, des clients ou d’autres parties prenantes.

Domaine : communication et logistique

Quoi ?

Quel est le contenu et quels sont les livrables du projet ? Cette question est en lien direct avec le pourquoi du projet et cherche à définir précisément le contenu et les livrables du projet, c’est-à-dire ce que le projet va livrer aux usagers, bénéficiaires et clients, mais aussi ses limites et ce qu’il ne contient pas, ce qui ne fait pas partie des livrables !

Domaine : contenu

Avec quoi ?

Avec qui et quoi le projet sera réalisé, et dans quels délais ? Pour produire les livrables du projet, il faut exécuter des « blocs de travail », composés d’activités, devant être exécutées dans les séquences déterminées d’un échéancier. Tout ceci avec des ressources matérielles, des infrastructures, des prestations externes et un budget. Et surtout sans oublier les personnes qui exécuteront les activités. Cette question pourrait aussi être « Comment ? » et les réponses « Avec… ».

Domaine : approvisionnements, coûts, délais et ressources humaines

Vérifiable ?

Comment s’assurer que le projet est bien exécuté et sans heurts ? Sous cette question se cachent non seulement les notions de contrôle et de risques, mais aussi celle de vérification de l’impact. Il peut être intéressant de vérifier la qualité d’une formation par une évaluation faite dans le dernier quart d’heure, mais il est encore mieux de vérifier quelques semaines plus tard si ce qui est exécuté au poste de travail concerné par la formation démontre l’amélioration recherchée. La gestion des risques, un peu orpheline dans le canevas, se retrouve dans ce bloc, par sa haute affinité avec la notion de contrôle.

Domaine : qualité et risques

Avec qui ?

Quelles sont les différentes parties prenantes du projet ? Il faut prendre en considération toutes les personnes ou organisations ayant un lien direct avec la conduite du projet. On y retrouvera, par exemple, des sponsors du projet, des fournisseurs exclusifs, des partenaires, des prescripteurs, des lobby, etc.

Domaine : intégration

Les valeurs

Les valeurs ne sont pas une question dans le canevas, mais plutôt des affirmations, faites de culture organisationnelle, valeurs partagées et principes d’actions qui orienteront la conduite du projet et assureront sa cohérence.

Domaine : organisation, externe au projet

1.3. Les phases

Social Business Models: Canevas de gestion de projets et les phasesLa deuxième dimension fondamentale d’un projet est celle du temps.  
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Certaines méthodologies divisent l’intervalle entre le commencement et la fin du projet en quatre ou cinq phases, alors que d’autres considèrent, en plus des cinq traditionnelles, autant une phase antérieure au commencement réel du projet que celle qui succède à la fin de la livraison de ses derniers résultats.

Quoique plus difficiles à représenter sur le canevas, elles se superposent tout de même à ses questionnements.

  • La phase de « Pré-projet » commence parfois bien avant la naissance d’un, deux ou plusieurs projets, ou elle peut même ne pas générer de projets. C’est dans cette phase que l’on analysera des situations problématiques ou des opportunités, pour ensuite déterminer le champ d’intervention et les idées de projets.
  • La phase d’ « Initialisation » du projet est souvent une phase d’évaluation d’idées de projets, de construction approximative de leur logique d’implantation, des ressources nécessaires, des délais et des coûts, dans l’objectif de pouvoir prendre des décisions, avant de s’aventurer dans une planification plus conséquente.
  • Comme son nom l’indique, la phase de « Planification » est celle ou toute la logique du projet est détaillée, les activités mises en séquence, les durées calculées, les ressources ajustées, les risques évalués et le système de communication mis en place. Le grand objectif de la planification est de diminuer l’incertitude et l’improvisation qui peuvent parfois être désastreuses et réduire un projet à néant.
  • Les phases d’ « Exécution » et de « Contrôle » vont de pair, l’une pour produire et l’autre pour vérifier en continu si l’exécution se déroule selon ce qui a été prévu. Pratiquement tous les domaines d’activités sont concernés, car il faut parfois planifier à nouveau en fonction d’évènements internes ou externes.
  • Parfois considérée comme spécialement bureaucratique et ennuyeuse, la phase de « Finalisation » n’en est pas moins importante, car, en plus de finaliser les contrats, rendre des surplus, clore le budget, c’est le moment idéal pour retenir les leçons apprises lors du projet écoulé, pour améliorer la conduite… des prochains !
  • Trop souvent allègrement ignorée, la phase de « Post-projet » forme en quelque sorte, avec la phase de « Pré-projet », les tenants et aboutissants du projet. Le but de cette phase est de vérifier si la réalisation du projet en a réellement valu la peine, de valider si l’impact recherché a bien été obtenu. C’est là que l’on mesurera et calculera les mêmes indicateurs que ceux qui ont été mesurés dans la phase de « Pré-projet », afin de constater l’évolution obtenue.

Social Business Models: Phases dans la gestion de projets

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1.4. Les outils connexes

Le canevas, lors de son utilisation, est un outil d’approximation, un outil de survol de l’ensemble. Chacun de ses blocs peut être ensuite retravaillé plus en profondeur, par le biais d’outils connexes, dont la figure ci-dessous montre un petit aperçu:

Social Business Models: Outils de gestion de projets

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  • Utilisez ce bloc pour expliquer le déroulement et la forme d'utiliser cet outil, avec vos recommandations, astuces et éventuellement le timing.
  • Vous pouvez suivre la structure proposée ci-dessous, en ajustant la numérotation.
  • Effacez ces instructions.

2 Mise en oeuvre

2.1 Ressources

Ressources nécessaites, telles que RH, compétences, matériel, logistique, finances

2.2 Démarche

Description pas à pas de la démarche

2.3 Résultats et livrables

Quels sont les "outputs" de l'outil: tableaux, documents, prises de décision, etc.

3. Trucs et astuces

Quelles sont les astuces, en plus de la démarche pas à pas, qui peuvent faciliter l'utilisation de l'outil.

4. Références et historique

 

Instruments

Description: 
Affiche en format A0 du canevas de définition de projet, avec 8 questions de base, similaire au canevas de modèle d'affaires.
L'affiche contient les explications des blocs et peut s'imprimer lisiblement en A1 et A2.

Exemples

  • Vous pouvez utiliser ce champ pour décrire un exemple d'utilisation de l'outil.
  • Ce champ peut être répété, donc chaque bloc ne doit contenir qu'un exemple.
  • Vous pouvez suivre la structure proposée, si vous le désirez.
  • Effacez ces instructions.

Exemple: (donnez un titre pour votre exemple)

Contexte

 

Déroulement

 

Faits marquants

 

Résultats obtenus

 

Prestataires de services

Organisation Contact Pays Langues Domaines d'intervention
Michael Gonin Suisse Français, Allemand, Anglais Coaching individuel Conseil / counsulting Non-Profit / Not-for-Profit For-Profit Entrepreneuriat social Contacter

Commentaires

Il y a des notions fondamentales dans la gestion de projet que je ne vois pas assez distinctement:
- la définition des objectifs et des non-objectifs (ce que l'on ne fait pas)
- l'aspect organisationnel (maître d'oeuvre, chef de projet, groupe de projet, comité de pilotage, sous-groupes de travail, lien avec des commissions, etc...)
- le mot cycle de vie
- le mot avant-projet
- les études de faisabilité
- les phase de test (dans certains projets)
- la revue de projet, etc...
En fait pour moi il y a 3 questions primordiales dans un projet: pourquoi, pour quand, avec quelles ressources...
Le sujet est vaste!

bonjour
nous voulons réduire le taux de mortalité de enfants malnutrie à savalou et se serai réalisé par l'Association savaloise des Handicapés moteurs
Amicalement
bonne réception
paulin GBAGUIDI
Portrait de Claude

Comme l'indiquent les conditions d'utilisation, c'est un outil de brainstorming, donc de créativité et nettement moins de gestion, sans l'appui d'autres outils.
Il aborde exactement 2 de tes 3 questions primordiales: Pourquoi et Avec quoi, laissant la question du temps pour une phase postérieure. C'est de nouveau un canevas... un support pour d'autres outils.

Très bien

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